8590am海洋之神官網(wǎng)學(xué)生檔案管理規(guī)定

第一章  總則

第一條 為了規(guī)范學(xué)生檔案管理，保證檔案資料齊全、完整和安全，為用人單位提供可靠的學(xué)生個人檔案材料，結(jié)合學(xué)院實際，制定本管理規(guī)定。

第二條 學(xué)生檔案是學(xué)生在校期間思想、政治、品行、學(xué)習(xí)等方面的真實記錄。各系（部）、有關(guān)部門需如實填寫、登記、歸檔，以保證檔案資料的系統(tǒng)、完整。

第三條 學(xué)生檔案管理應(yīng)堅持真實、客觀、簡樸原則。

第二章 學(xué)生檔案的收集、整理和交接

第四條 新生入學(xué)報到時，各系（部）負(fù)責(zé)收集新生的檔案。學(xué)生入學(xué)應(yīng)該歸檔的材料包括：

1.省普通高等學(xué)校招生考生檔案；

2.錄取通知書等。

第五條 學(xué)生工作處在新生入學(xué)前，根據(jù)各學(xué)院（部）新生人數(shù)分發(fā)檔案袋。新生入學(xué)時，各學(xué)院（部）按照要求接收新生檔案材料。新生報到后由各學(xué)院（部）負(fù)責(zé)把學(xué)生的江西省普通高等學(xué)校招生考生檔案拆封并連同錄取通知書等裝入新的檔案袋中，在拆裝過程中注意保管好學(xué)生檔案材料，避免出現(xiàn)遺漏、丟失或錯放檔案材料的現(xiàn)象。

第六條 整理好學(xué)生檔案后，在新的檔案袋封面上填寫好學(xué)生的相關(guān)信息，特別是生源地等信息，并按班級和學(xué)號順序排好。

第七條 在新生入學(xué)的一個月后，各學(xué)院（部）按照學(xué)生工作處安排的時間移交檔案。在移交前，須填寫好交接清單，交接清單中的學(xué)生名單順序要與移交的檔案一致，并與整理好的學(xué)生檔案一并進(jìn)行移交，辦理有關(guān)移交手續(xù)。

第八條 學(xué)生工作處負(fù)責(zé)收集、匯總、分類、整理、管理各系（部）交接上來的檔案材料。

學(xué)生畢業(yè)離校前，學(xué)生工作處將組織各學(xué)院（部）進(jìn)行畢業(yè)生檔案整理、歸檔工作，并按要求組織集中寄送。未畢業(yè)學(xué)生的檔案先由學(xué)生工作處保管，待補考通過后，由各學(xué)院（部）整理歸檔并交送學(xué)生工作處按規(guī)定寄送。

各系應(yīng)把學(xué)生在校期間的有關(guān)材料補充歸檔，畢業(yè)生檔案包括：

1.學(xué)生獎懲材料；

2.每學(xué)年綜合測評材料；

3.高等學(xué)校畢業(yè)生登記表；

4.學(xué)生學(xué)習(xí)成績單；

5.學(xué)生學(xué)籍異動材料；

6.畢業(yè)生體檢表；

7.畢業(yè)生就業(yè)通知書；

8.國家助學(xué)貸款合同（已還清助學(xué)貸款的除外）；

9.其它可供參考有保存價值的材料。

第三章  學(xué)生檔案的管理

第十條 學(xué)生檔案室必須符合防火、安全、保密等要求，專人負(fù)責(zé)。日常管理要做好防塵、防潮、防鼠、防蟲蛀、防干燥等工作，以確保檔案的安全、完整。

第十一條 學(xué)生檔案管理人員要按歸檔要求，對未歸檔的材料及時催收，對破損材料盡力粘貼修補，以保證所有檔案材料完整、齊全。

第十二條 學(xué)生檔案編排要科學(xué)有序，按學(xué)院（部）、年級、班級擺放，便于查找和管理。

第十三條 學(xué)生檔案柜架及柜內(nèi)檔案要統(tǒng)一編號并編制檢索索引，方便日常利用和科學(xué)管理。

第十四條 學(xué)生檔案室的門、柜鑰匙由專人管理，不得隨意亂放或借給他人，人員變更時，要辦理嚴(yán)格的交接手續(xù)。

第十五條 學(xué)生檔案管理人員要忠于職守，堅持原則，遵守保密規(guī)定，不斷提高檔案管理專業(yè)知識和業(yè)務(wù)能力。

第四章 檔案的借閱、轉(zhuǎn)出與交寄

第十六條 借閱查檔必須持學(xué)院（部）證明，經(jīng)學(xué)生工作處領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可進(jìn)行。

第十七 條學(xué)生檔案原則上不允許個人領(lǐng)取。因退學(xué)或結(jié)業(yè)需要領(lǐng)取學(xué)生檔案，按有關(guān)規(guī)定寄回該生生源地。

第十八條 用人單位需要調(diào)檔的，必須出示用人單位調(diào)檔函件，檔案管理人員審核并作好登記后，按有關(guān)規(guī)定交寄學(xué)生檔案。

第十九 條對于按時畢業(yè)的學(xué)生，各學(xué)院（部）應(yīng)根據(jù)學(xué)生報到證的報到地點，根據(jù)地域及是否暫緩就業(yè)，分別填寫《江西生源畢業(yè)生檔案明細(xì)表》、《非江西生源畢業(yè)檔案明細(xì)表》及《暫緩就業(yè)畢業(yè)生檔案明細(xì)表》。

第二十條 學(xué)生工作處聯(lián)合招生與就業(yè)指導(dǎo)辦公室共同負(fù)責(zé)學(xué)生檔案的交寄工作。學(xué)生檔案的交寄要做好交寄手續(xù)。根據(jù)不同情況采取不同的交寄辦法：

1.非江西生源和暫緩就業(yè)學(xué)生，經(jīng)整理、列冊后，其學(xué)生檔案統(tǒng)一送交江西省高等學(xué)校畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)中心。由江西省高等學(xué)校畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)中心按規(guī)定寄送出學(xué)生檔案。

2.江西生源學(xué)生檔案由學(xué)生工作處匯總、整理后，統(tǒng)一送交江西高校畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)中心。由江西高校畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)中心按規(guī)定寄送學(xué)生檔案。

第五章  附則

第二十一條 本辦法自發(fā)文之日起實施，由學(xué)生工作處負(fù)責(zé)解釋。